Chance in der Krise: Online-Tools machen Teamwork perfekt

Die gute Seite von Corona: Betriebe entdecken jetzt die Stärken von Online-Tools, mit denen die Zusammenarbeit via Home-Office oft sogar besser klappt als im Büro. Experten von eww ITandTEL berichten, was innovative Tools alles können.

Sie sind die Gewinner der Corona-Krise: Kollaborationstools boomen, seit Unternehmen ihre Mitarbeiter vermehrt ins Home-Office schicken. Die Umstellung ist freilich nicht ohne Tücken. Mit wohl durchdachtem Einsatz von Online-Werkzeugen funktioniert Ihr Workflow aber schnell so gut wie im Büro – oder sogar besser.

Auch eww ITandTEL leistet einen Beitrag zu „Flatten the Curve“: Viele unserer MitarbeiterInnen schließen sich jetzt von zuhause aus auf digitalem Weg kurz, um den Kunden gerade in der Krisenzeit die gewohnt hohe Service-Qualität zu bieten.
So manches Online-Tool wird Corona weit überdauern: Unternehmer, die sich bisher noch wenig damit befasst haben, erkennen jetzt, dass sie mit digitaler „Assistenz“ traditionelle Arbeitsprozesse entstauben, Wege verkürzen und die Zusammenarbeit effizienter abwickeln können. Wie und wozu setze ich Kollaborationstools im Betrieb am besten ein? Die Experten von eww ITandTEL haben einen Leitfaden für Sie zusammengestellt und teilen ihre praktischen Erfahrungen mit Ihnen!

Lass uns reden!

Im Büro kriegen die Kollegen leicht mit, was sich rund um sie tut. Chat-Tools stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home-Office problemlos kommunizieren und sich auf den aktuellen Stand bringen können.

Wichtig: Überlegen Sie gut, über welche (sicheren!) Kanäle Sie sensible Infos teilen und sorgen Sie dafür, dass der Austausch datenschutzkonform erfolgt! Auch wenn alle daheim sind, können sich Teammitglieder „von Angesicht zu Angesicht“ unterhalten. Mit Tools für Videocalls / Online-Konferenzen ist das kreative Brainstorming ein Kinderspiel. Sie sparen überdies Zeit und Geld für die Anreise zum Meeting.

Tipp: Eine Agenda ist ein Effizienz-Booster! Fixieren Sie vorab die Punkte, die Sie besprechen wollen, mitsamt Zeitvorgaben. So wird aus dem Online-Meeting kein Kaffeekränzchen. Ein Protokoll verhindert Missverständnisse: Halten Sie die gefassten Beschlüsse fest und wer welche der daraus resultierenden Aufgaben übernimmt.

Digital ganze Projekte mit Kollegen ausarbeiten

Über VPN-Zugänge, wie auch eww ITandTEL sie anbietet, können sich Ihre Mitarbeiter einfach und sicher ins Firmen-Netzwerk einklinken. Sind alle „connected“? Dann kann´s losgehen mit der digitalen Zusammenarbeit! Smarte Tools für Planung und Managementvon Projekten decken mit einer Fülle von Funktionen jeden Bedarf ab. Sie können zum Beispiel Dokumente, Pläne und Kalkulationen verwalten, teilen und gemeinsam bearbeiten.

Auch das „virtuelle Büro 2.0“ von eww ITandTEL verspricht eine professionelle Lösung für den digitalen Arbeitsplatz. Sie planen Projekte oder To-Do-Punkte online, holen weitere Kollegen an Bord, weisen ihnen Aufgaben zu und überwachen den Bearbeitungsstand einzelner Aufgaben.

Cloudspeicher sind nützlich, um etwa Ordnersysteme anzulegen und darin Projektdaten zu sammeln, auf die alle Teammitglieder Zugriff haben.

PC-Probleme aus der Ferne lösen

Bei technischen Problemen am PC würde man in der Firma mal eben den IT-Kollegen aus dem Büro nebenan zu Rate ziehen. Mit einem Tool für Fernwartung kann dieser aber auch schnell und unkompliziert auf einen Rechner im Home-Office zugreifen.

Wie Online-Tools den Arbeitsalltag erleichtern

Digitale Zusammenarbeit kann den Workflow eines Unternehmens in vielen Bereichen optimieren.
Erfahren Sie hier, welche Praxisvorteile von Kollaborationstools Mitarbeiter von eww ITandTEL besonders nützlich finden:

„Vor der COVID19-Krise haben wir uns in der Firma in regelmäßigen Team-Meetings zu laufenden Projekten über ein analoges Kanbans-Board abgestimmt. Nun haben wir die Tasks mit der Planner-App in Microsoft Teams abgebildet. So behalten wir auch im Home-Office immer den Überblick.“

„In der aktuellen Situation sind Kollaborations-Plattformen wie MS Teams und Skype für uns unverzichtbar. So kann ich mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern via Audio und Video remote austauschen. Teams synchronisiert sich laufend mit meinem Outlook-Kalender. Somit wissen meine Kollegen immer, ob ich gerade verfügbar bin oder nicht. Über Teams kann ich außerdem mit wenigen Klicks die Meinungeines Kollegen einholen. Skype als Businesstool nutze ich für Onlinemeetings, Chats und Dokumentpräsentationen im Home-Office.“

Christoph Brunner, System Operations Center

„Teams ist ein mächtiges Tool, das uns im Arbeitsalltag maßgeblich unterstützt. Der Informationsaustausch funktioniert rasch und ohne Probleme. Hervorragend finde ich auch die Gruppenchat-Funktion, zum Beispiel für Abstimmungen. Dabei kann ich die Kollegen auch auf dem Screen sehen.“

"Mir gefällt das Tool Microsoft Teams, weil ich schnell und einfach per Telefonat oder per Chat mit Kollegen kommunizieren kann – egal, wo sie gerade sitzen. So können wir Anfragen und Probleme noch schneller bearbeiten und lösen. Wir halten auch unsere wöchentlichen Team-Meetings mit diesem Tool ab – So ist sicher, dass wir nichts verpassen!“

Jannis Federmair, System Operations Center

„Mit Teams können wir auf autonomen Systemen Nachrichten an bestimmte Kollegen-Teams senden. So werden wir zum Beispiel täglich erinnert, unsere kritischsten Systeme zu überprüfen. Sobald die Aufgabe erledigt ist, bekommen wir eine Info, wer sie wann abgeschlossen hat. Das spart uns viel Zeit und verhindert doppeltes Arbeiten.“

itandtel.at